Pare de organizar arquivos por conta própria

Vídeo de autoria do canal indicado, não da IANIA; todos os direitos pertencem ao criador. Transcrição, resumo e tradução gerados automaticamente; o conteúdo no idioma original é preservado na versão em idioma original.

Idioma original: inglês

Vídeo original: Stop Organizing Files Yourself. · Canal: Jeff Su · 14:29 · Assistir no YouTube

Tópicos: Agentes de IA, Automação de tarefas e workflows, Modelos de IA

Resumo

Jeff Su apresenta um sistema para usar IA na renomeação e organização automática de arquivos, com base em um rulebook que registra preferências e regras de arquivamento. Ele explica como estruturar pastas com uma versão do PARA, definir padrões de nomes e orientar a IA sobre quando pedir esclarecimentos. Depois, demonstra o processo com arquivos locais, Dropbox e Google Drive, incluindo uma reorganização planejada antes de mover arquivos. Por fim, mostra como configurar uma tarefa agendada para revisar uma pasta de entrada e aplicar as regras com cada vez menos intervenção.

Pontos-chave

Um rulebook ensina à IA onde cada arquivo deve ficar, como deve ser nomeado e quando ela precisa pedir esclarecimentos.
A versão do PARA apresentada organiza arquivos por áreas, com subpastas de recursos, projetos e arquivo.
Os nomes dos arquivos devem seguir padrões consistentes, escolhidos conforme o tipo de documento e as informações úteis para encontrá-lo.
Antes de reorganizar um Drive existente, peça à IA uma visão da estrutura atual e uma proposta de estrutura futura, sem alterar arquivos.
Ao reorganizar arquivos existentes, o autor recomenda fazer a primeira etapa manualmente, com a IA orientando o processo.
Uma pasta de entrada e uma tarefa agendada podem transformar a organização de novos arquivos em uma rotina de revisão e aprovação.
As preferências aprendidas devem ser registradas no rulebook para evitar perguntas repetidas em situações futuras.
O autor relata que, após duas semanas, os relatórios da tarefa agendada devem chegar a cerca de 95% de precisão, com pouca intervenção.

Capítulos

Início	Capítulo	Resumo
00:00	O sistema de organização com IA	O autor apresenta a pasta de entrada, explica a necessidade de um rulebook e descreve a estrutura de organização e os padrões de nomes.
03:41	Criar o rulebook e organizar arquivos	Jeff Su demonstra a configuração inicial e como a IA propõe nomes e destinos, pede esclarecimentos e registra preferências.
07:47	Reorganizar arquivos no Google Drive	O vídeo mostra como mapear a estrutura atual do Drive, comparar uma proposta futura e reorganizar pastas com a orientação da IA.
12:26	Automatizar a revisão da pasta de entrada	O autor explica como configurar uma tarefa agendada, revisar as alterações propostas e aprimorar o sistema com feedback.

Citações

Minha IA lê cada arquivo, dá a ele um nome descritivo e o move para a pasta certa. — 00:00

Um workflow de arquivamento que diga à IA quando pedir esclarecimentos. — 01:35

O rulebook dá à IA os princípios de organização; a estrutura de pastas e as preferências salvas mostram como aplicá-los. — 06:17

Peça à IA para mapear o estado atual e, depois, propor um estado futuro usando o rulebook inicial. — 11:24

Quando você pede para ela se lembrar de uma preferência, a IA atualiza o rulebook. — 14:29

Conceitos e entidades

rulebook (conceito): Arquivo de texto com regras e preferências que orientam a IA a nomear, classificar e arquivar documentos.
PARA framework (conceito): Método de organização mencionado no vídeo, baseado em projetos, áreas, recursos e arquivo.
Area-first PARA framework (conceito): Adaptação do PARA apresentada pelo autor, que organiza a estrutura começando pelas áreas da vida ou do trabalho.
ChatGPT (ferramenta): Assistente de IA usado nas demonstrações para analisar e organizar arquivos.
Claude (ferramenta): Assistente de IA citado como alternativa para seguir o mesmo método de organização.
Codex (ferramenta): Ferramenta citada como uma das opções compatíveis com a abordagem baseada em rulebook.
Gemini (ferramenta): Assistente de IA citado como alternativa para organizar arquivos com acesso às pastas locais.
Dropbox (empresa): Plataforma de armazenamento em nuvem usada em uma demonstração de organização de arquivos para um editor.
Google Drive (ferramenta): Serviço de armazenamento em nuvem usado na demonstração de análise e reorganização de pastas existentes.
Tiago Forte (pessoa): Criador do método PARA, citado pelo autor como referência para a organização de arquivos.
Jeff Su (pessoa): Apresentador do vídeo, que demonstra o sistema de organização de arquivos com IA.

Tradução completa (pt-BR)

00:00 Esta é minha pasta de entrada e, ao longo do dia, ela vai se enchendo de arquivos que quero guardar: relatórios, planilhas, capturas de tela, recibos etc. Mas, em vez de organizar tudo isso por conta própria, minha IA lê automaticamente cada arquivo, dá a ele um nome descritivo e o move para a pasta certa. Ela faz isso todos os dias, sem falhar, há cinco meses. Agora, se você acha que isso parece bom demais para ser verdade, há uma ressalva. Você precisa reservar cerca de 15 minutos no início para criar um manual de regras e ensinar à sua IA como organizar os arquivos de acordo com suas preferências. E a

00:32 melhor parte? A estrutura que estou prestes a compartilhar funciona com todas as principais ferramentas de IA, como ChatGPT, Claude e Gemini, e com todas as principais plataformas de armazenamento. [música] Então, essa configuração vai funcionar independentemente da ferramenta que você usar. Vamos começar. Vamos direto a uma situação pela qual todos nós já passamos. Imagine que seu médico envia por e-mail seu relatório de saúde mais recente. Depois que você clica em baixar, o PDF vai parar na pasta de downloads. Nesse momento, [música] você sabe que deveria dar a ele um nome útil, como relatório anual de saúde de 2035. E sabe que deveria organizá-lo na pasta de saúde, recursos,

01:04 relatórios anuais de saúde, para conseguir encontrá-lo facilmente da próxima vez. Mas isso dá muito trabalho. Então, talvez você simplesmente o coloque na pasta principal de saúde, dizendo a si mesmo que vai organizá-lo depois, certo? Ou simplesmente o deixe nos downloads. O problema não é que não saibamos que devemos organizar nossos arquivos. Todos temos uma ideia geral de como queremos fazer isso. O problema é ter que realizar esse trabalho tedioso sempre que chega um arquivo novo. Não seria ótimo se pudéssemos simplesmente definir as regras e deixar a IA fazer o trabalho pesado de renomear e arquivar os arquivos? Dito isso, vamos falar sobre as

01:35 três coisas essenciais que você precisa incluir no seu manual de regras. Primeiro, uma estrutura de organização que diga à IA onde um arquivo deve ficar e por quê. Segundo, convenções de nomenclatura para que a IA mantenha os nomes dos arquivos consistentes e fáceis de encontrar mais tarde. E terceiro, um workflow de arquivamento que diga à IA quando pedir esclarecimentos. Começando pela estrutura de organização. Quem me acompanha há bastante tempo sabe que sou um grande fã do framework PARA, de Tiago Forte, que organiza seus arquivos por projetos, áreas, recursos e arquivo. Não vou tomar seu tempo hoje falando disso em detalhes,

02:06 então vou deixar o vídeo do Tiago no link abaixo. Minha versão é o framework PARA com prioridade para áreas, que, na minha opinião, combina melhor com a maneira como procuramos arquivos. Basicamente, você começa com uma parte contínua da sua vida ou do seu trabalho. Por exemplo, saúde. E, dentro da pasta da área de saúde, temos uma subpasta de recursos, que guarda materiais de referência, como uma pasta de relatórios anuais de saúde ou um modelo avulso de solicitação de reembolso do seguro. Também temos uma subpasta de projetos, que guarda trabalhos em andamento com um ponto final claro, como pesquisar e planejar uma cirurgia ocular LASIK. E uma

02:37 subpasta de arquivo, que guarda projetos concluídos ou registros desatualizados que quero manter, como a cobertura do seguro de saúde de anos anteriores. A ideia é exatamente a mesma para as áreas relacionadas ao trabalho. Por exemplo, nesta pasta da área de marketing de produto, os recursos de marketing de produto podem conter um kit de marca com meu logotipo e as diretrizes da marca. A pasta de [música] projetos contém os projetos em que estou trabalhando, e a pasta de arquivo guarda materiais concluídos ou inativos. Seguindo em frente, as convenções de nomenclatura facilitam encontrar os arquivos. Então, como regra

03:09 geral, use um padrão consistente com base nos detalhes que você procura mais tarde. Por exemplo, se tenho um documento avulso, mantenho o nome curto e descritivo, como boas práticas para linhas de assunto de e-mail, para saber o que há nele sem precisar abri-lo. Para pastas de projetos, coloco primeiro o ano e o trimestre, como 30 T3 viagem a Seattle, para saber quando o projeto começou e do que se trata. E, para registros de um evento ou transação específica, como recibos e faturas, incluo a data completa, como na fatura da Help Scout 2030 0609, certo? Assim, posso

03:41 identificar o registro específico de que preciso. Por fim, o workflow de arquivamento basicamente diz à IA o que fazer quando ela se depara com algo que o manual de regras não aborda e como salvar nossas preferências para que saiba o que fazer da próxima vez. Dito isso, vamos ver um exemplo real. Primeiro, crie uma pasta vazia em algum lugar do seu computador. Vou chamar a minha de pasta raiz JS e, dentro dela, [música] crie 00 inbox, 01 reference, finanças pessoais, finanças empresariais, saúde, [música] e viagens. Em seguida, abra o manual inicial de gerenciamento de arquivos

04:11 que deixei no link abaixo. Vá em Arquivo, Baixar, markdown.md e mova esse arquivo para 01 reference. Isso nos dá um manual de regras em texto simples, que a IA pode ler e atualizar. Depois, dê à sua IA acesso à pasta raiz que você criou antes. Vou chamar meu projeto de gerenciamento de arquivos. E, embora neste exemplo eu esteja usando o ChatGPT Work, você pode usar a mesma abordagem com o manual de regras no Claude, Codex e Gemini Spark. E, para deixar claro, isso não vai funcionar em um chat comum na web. Você precisa usar as versões para desktop do ChatGPT, Claude e

04:42 Gemini, porque elas precisam de acesso direto aos arquivos do seu computador. Agora, vou mover esses quatro arquivos que sei que quero guardar da pasta de downloads para a pasta inbox. Depois, de volta ao ChatGPT Work, vou dizer: “Leia meu manual de regras na pasta 01 reference e me ajude a organizar os arquivos na pasta inbox.” E [música] vamos avançar um pouco. Primeiro, a IA apresenta logo de cara o resumo, seguido de uma descrição das mudanças que propõe: o nome original de cada arquivo, o novo nome proposto e o local sugerido. Por exemplo, ela escolheu viagens para o itinerário e saúde para a transcrição da consulta

05:14 médica. E nada foi movido ainda. Mas veja só. A IA está me pedindo para esclarecer se essas duas compras são pessoais ou empresariais, porque [música] não consegue determinar isso apenas pelos recibos. Então respondo: “Meu cartão de crédito pessoal termina em 8888 e meu cartão empresarial termina em 9090. Pode prosseguir com os quatro arquivos e lembre-se da regra dos cartões.” E vamos avançar de novo. E pronto: os quatro arquivos foram renomeados e movidos para as respectivas pastas. Agora, se eu abrir o manual de regras e olhar a seção da estrutura de organização, dá para ver que a IA salvou nossa regra dos cartões, para

05:45 saber como processar os recibos corretamente da próxima vez, sem me perguntar. Embora esse tenha sido um exemplo muito simples, o processo é exatamente o mesmo à medida que suas pastas crescem. Por exemplo, dentro da nossa pasta de saúde, podemos adicionar as subpastas de recursos, projetos e arquivo que vimos antes, com relatórios anuais de saúde e anotações de consultas médicas dentro de recursos. >> [música] >> A IA pode usar o manual de regras, os nomes das pastas e o conteúdo de cada arquivo para descobrir onde ele deve ficar. Dica: você pode até pedir à IA para analisar os arquivos nas suas pastas e recomendar novas subpastas para criar e agrupar seus

06:17 arquivos. Por exemplo, sem querer me adiantar, esta é a minha pasta real de registros empresariais no Google Drive. E foi o Claude que, primeiro, criou estas quatro subpastas e, segundo, agrupou e moveu meus arquivos para elas. Em poucas palavras, o manual de regras fornece à IA os princípios de organização, e a estrutura de pastas e as preferências salvas dizem à IA como aplicá-los aos seus arquivos. Agora, tenho usado exatamente esse sistema no meu workflow de produção do YouTube no Dropbox com meu editor. E, para minha sorte, o Dropbox

06:47 concordou em patrocinar este vídeo. Para contextualizar, antes eu renomeava manualmente os arquivos e os enviava para pastas separadas para meu editor de vídeo. Mas agora, com o Dropbox conectado ao ChatGPT Work, basta dar a ele acesso ao JeffOS, a pasta no meu computador que contém meu manual de regras, depois despejar todos os meus arquivos de vídeo [música] em uma pasta inbox no Dropbox e dizer: “Organize os arquivos na minha inbox do Dropbox para meu editor usando minhas regras de entrega. Mostre o plano primeiro.” E vamos avançar. Aqui, podemos ver que o ChatGPT

07:17 propõe novos nomes e locais para os arquivos. Depois de revisar o plano, basta dizer: “Aprovado.” E, depois de avançar de novo, vemos que os arquivos foram renomeados e movidos da inbox para a pasta daquele vídeo no Dropbox. Agora que o Dropbox e o ChatGPT organizaram meus arquivos usando minhas regras de entrega, posso pedir um rascunho de e-mail com o link da pasta, colá-lo no Gmail e enviá-lo ao meu editor. Ele abre uma pasta do Dropbox e está tudo pronto para editar. Para fazer o mesmo com sua equipe, clique no link abaixo para experimentar o Dropbox no ChatGPT. Obrigado ao Dropbox por

07:47 patrocinando este vídeo. Certo, agora vamos ver um exemplo mais realista, em que todos os arquivos ficam armazenados em uma plataforma na nuvem, como o Google Drive, e já temos algum tipo de sistema de gerenciamento de arquivos em funcionamento. Primeiro, instale o app Google Drive para computador e faça login. Isso disponibiliza sua pasta do Drive no Finder do Mac ou no Explorador de Arquivos do Windows. E o objetivo é podermos dar acesso a esses arquivos à IA, certo? E qualquer

08:18 alteração feita aqui será sincronizada de volta com seu Google Drive. Aliás, você não precisa usar o Google Drive. Isso também funciona com os apps para computador do Dropbox e do OneDrive, e até com o iCloud Drive. E sim, eu sei que você pode se conectar ao plugin ou conector do Google Drive, mas, simplificando, conectar ou, melhor dizendo, compartilhar diretamente a pasta do Google Drive no computador facilita muito o processamento desses arquivos pela IA. Certo, de volta ao ChatGPT work, com a mesma pasta montada, vou clicar no ícone de mais, selecionar minha pasta do Google Drive e dar acesso à

08:50 pasta raiz Meu Drive. E, embora eu esteja usando o ChatGPT work neste exemplo, o workflow é o mesmo no Claude. Na verdade, eu diria que é ainda mais intuitivo no Claude, já que você pode simplesmente montar várias pastas no mesmo chat. Vamos lá. Como só estamos pedindo à IA que examine a pasta e os nomes dos arquivos para entender a estrutura, não precisamos disponibilizar o Drive inteiro off-line para este exercício. A IA ainda consegue ler os metadados básicos. Agora, antes de mover qualquer coisa, quero que a IA me mostre duas imagens da situação. Primeiro, o estado atual, mostrando como meus arquivos estão

09:21 organizados agora. E, segundo, uma proposta de como poderiam ficar organizados no futuro, seguindo nosso manual de regras. E comparar as duas imagens facilita ver o que precisa ser movido e para onde. Para isso, vou usar este prompt, que também vou deixar no link abaixo, para obter as duas imagens em forma de árvores de pastas fáceis de ler, sem alterar nada. Você vai entender o que quero dizer. Vamos avançar esta parte. Certo, embora eu já tenha feito isso muitas vezes, ainda é incrível ver a IA mapear toda a hierarquia do meu Drive. Por exemplo, minha pasta

09:53 de negócios de nível superior, Sushi Labs, não tem nenhum arquivo avulso diretamente dentro dela, mas tem 805 arquivos no total, e também consigo ver todas essas subpastas. Em seguida, a IA aponta os principais problemas estruturais, como meus registros financeiros da empresa estarem em dois locais diferentes e uma pasta de compartilhamento rápido estar na raiz, o que vai contra meu próprio método. Agora, quero deixar uma coisa bem clara: não existe um jeito certo ou errado de organizar seus arquivos. Embora eu siga à risca o framework PARA com foco em áreas, eu compartilho muitos arquivos e modelos gratuitos com vocês. Então, quero manter a pasta de compartilhamento rápido na raiz por conveniência, certo? Por isso, eu registraria isso como uma exceção no meu manual de regras propriamente dito. De volta ao ChatGPT work, na seção de proposta para o estado futuro, vemos que a IA recomenda reorganizar nossos arquivos desta maneira. Por exemplo, dentro da pasta principal Sushi Labs, a IA recomenda cinco subpastas e, embora por enquanto ela mostre apenas o número de arquivos

10:23 em cada uma, podemos pedir que ela especifique quais arquivos vão para cada lugar depois de respondermos às perguntas abaixo. Aqui, a IA está fazendo perguntas para esclarecer, como se meus registros contábeis devem ser movidos para as finanças da empresa ou permanecer nas operações da empresa, certo? Embora eu vá pular essas perguntas para economizar tempo, quando fizer isso, responda de fato a elas para que a IA aprenda suas preferências. É claro que suas pastas e sugestões serão diferentes das minhas, mas o processo continua o mesmo. Dê à IA acesso à sua plataforma de gerenciamento de arquivos, peça que mapeie seu

10:54 estado atual e, depois, peça que proponha um estado futuro usando o manual de regras inicial. Quando estiver satisfeito com a proposta, peça à IA que oriente você, passo a passo, sobre quais arquivos e pastas mover e para onde. Comece pelas pastas de áreas que você usa com frequência e, sempre que possível, mova as pastas existentes juntas. Por enquanto, ignore as alterações nos nomes dos arquivos, para que isso não vire um enorme projeto de renomeação. Para deixar claro, você poderia deixar a IA fazer as alterações, mas recomendo que você mesmo faça esta primeira etapa, com a IA orientando, para se familiarizar com onde tudo fica. E, ao contrário da versão web,

11:24 o app Google Drive para computador facilita muito o processo, já que podemos simplesmente selecionar e arrastar arquivos e pastas para os novos locais. Dica profissional: se quiser começar do zero, crie uma pasta “legado” na raiz e mova para ela todos os arquivos e pastas não organizados. Assim, é como se você começasse com uma pasta raiz vazia. Desse modo, você pode criar sua nova estrutura de pastas do zero e trazer aos poucos o que precisar. Aliás, o manual de regras inicial gratuito que deixei no link abaixo é mais do que suficiente para você começar, mas, se quiser o

11:55 sistema otimizado de gerenciamento de arquivos que uso no meu próprio espaço de trabalho, talvez queira conferir o curso Co-worker Academy, que deixei no link abaixo. Certo, depois de organizar seus arquivos existentes, vamos criar uma tarefa agendada para ajudar a mantê-los organizados. Continuando com nosso exemplo do Google Drive para computador, crie uma pasta “00 inbox” na raiz de Meu Drive. E uma dica profissional: adicione essa pasta aos favoritos no Finder ou ao acesso rápido no Windows, para encontrá-la com facilidade. Em seguida, coloque alguns arquivos que você realmente gostaria de manter na pasta de entrada. Com essa pasta montada, peça à IA que

12:26 organize esses arquivos usando seu manual de regras e dê feedback até que os arquivos recebam os nomes e sejam arquivados da maneira que você quer. Já falei sobre tarefas agendadas várias vezes em outros vídeos, então não vou tomar seu tempo com isso aqui. Mas, basicamente, quando estiver satisfeito com os resultados, continue no mesmo chat e peça, em linguagem simples, que a IA crie uma tarefa agendada diária que verifique sua pasta de entrada e proponha alterações para você revisar e aprovar. Dica profissional: confira se a tarefa agendada é executada na pasta do projeto que contém seu manual de regras de gerenciamento de arquivos e se tem acesso à

12:57 sua pasta do Google Drive, para poder ler suas regras e encontrar os arquivos que precisa organizar. Aqui está um relatório da execução agendada que fiz mais cedo hoje. Repare que não há perguntas de acompanhamento, porque, a esta altura, a IA já conhece muito bem minhas preferências. Então, respondo apenas “aprovado”, e todos os arquivos são renomeados e organizados. Depois de configurar isso, provavelmente você dará um pouco mais de feedback nos primeiros dias, à medida que a IA encontrar situações novas e aprender suas preferências. Mas, depois de duas semanas, os relatórios devem estar cerca de 95% corretos, com o mínimo de intervenção sua. Aliás, se quiser ficar

13:27 1% melhor em IA toda semana, inscreva-se na minha newsletter gratuita para receber uma dica de IA incrivelmente atual que você pode aplicar em menos de dois minutos. Link abaixo. Recapitulando rapidamente, seu workflow do dia a dia deve ser mais ou menos assim: você coloca na pasta de entrada os arquivos que quer manter, e a tarefa agendada envia um relatório diário com as alterações propostas. Você revisa, dá feedback e aprova. Então, a IA renomeia e arquiva esses itens para você. E, quando pede que ela se lembre de uma preferência, ela atualiza o manual de regras, para que você não precise repetir esse feedback da próxima vez.

13:58 Se você gostou deste vídeo, talvez queira conferir em seguida meu tutorial de ChatGPT work. Até o próximo vídeo. Enquanto isso, tudo de bom para você.

14:29 tempo. Se você gostou disso, talvez queira conferir em seguida meu tutorial de trabalho com ChatGPT. Até o próximo vídeo. Enquanto isso, fique bem.

Transcrição original

[00:00] This is my inbox folder, and throughout the day, it fills up with files I want to keep: reports, spreadsheets, screenshots, receipts, et cetera. But instead of organizing all of this myself, my AI automatically reads each file, gives it a descriptive name, and moves it to the right folder. It’s been doing this every day without fail for the past 5 months. Now, if you think that sounds too good to be true, there is a catch. You need to spend around 15 minutes up front creating a rulebook to teach your AI how to organize files according to your preferences. And the

[00:32] best part? The framework I’m about to share works across all the major AI tools like ChatGPT, Claude, Gemini, and across all the major storage platforms. [music] So this setup’s going to work no matter what tool you use. Let’s get started. Diving right into a situation we’ve all found ourselves in. Say your doctor sends you your latest health report over email. After clicking download, the PDF lands in your downloads folder. At this moment, [music] you know you should give it a useful name like 2035 annual health report. And you know you should organize it under your health folder, resources,

[01:04] annual health reports, so that you can find it easily next time. But that’s a lot of work. So maybe you just throw it under the health parent folder, telling yourself you’ll do it later, right? Or you just leave it in downloads. So the problem isn’t that we don’t know we should organize our files. We all have a rough idea in our heads of how we want to do it. The problem is having to do that tedious work every time a new file comes in. So wouldn’t it be great if we can just set the rules and have AI do the grunt work of renaming and filing for us? On that note, let’s cover the

[01:35] three essential things you need to include in your rulebook. First, an organization framework that tells the AI where a file belongs and why it belongs there. Second, naming conventions so the AI keeps the file names consistent and easy for you to find later. And third, a filing workflow that tells the AI when to ask for clarification. Starting with the organization framework. Longtime viewers know I’m a huge fan of Tiago Forte’s PARA framework that organizes your files by projects, areas, resources, and archive. I won’t waste your time nerding out about that today,

[02:06] so I’ll link to Tiago’s video below. My version is the area-first PARA framework, which I think fits more naturally with how we look for files. You basically start with an ongoing part of your life or work. For example, health. And within the health area folder, we have a resources subfolder that holds material referring to, like folder of annual health reports or a standalone insurance claim template for reimbursements. We also have a project subfolder that holds active work with a clear end point, like researching and planning for LASIK eye surgery. And an

[02:37] archive subfolder that holds completed projects or outdated records I want to keep, like health insurance coverage from previous years. It’s the exact same idea for work-related areas. For example, in this product marketing area folder, product marketing resources might contain a brand kit holding my logo and brand guidelines. The projects [music] folder contains projects I’m actively working on, and the archive folder holds completed or inactive material. Moving on, naming conventions make files easier to find. So, as a rule

[03:09] of thumb, use a consistent pattern based on the details you look for later. For example, if I have a standalone document, I keep the name short and descriptive, like email subject line best practices, so I know what’s inside without opening it. For project folders, I put the year and quarter first, like 30 Q3 trip to Seattle, so I know when the project started and what it’s about. And for records of a specific event or transaction, like receipts and invoices, I include the full date, as in Help Scout invoice 2030 0609, right? So I can

[03:41] identify the particular record I need. Finally, the filing workflow basically tells the AI what to do when it runs into something the rulebook doesn’t cover, and how to save our preferences so it knows what to do next time. On that note, let’s jump into a real example. First, create an empty folder somewhere on your computer. I’ll call mine JS root folder, and inside [music] it create 00 inbox, 01 reference, personal finances, business finances, health, [music] and travel. Next, open the starter file management rulebook

[04:11] I’ve linked below. Go to file, download, markdown.md, and move that file into 01 reference. And this gives us a plain text rulebook that AI can read and update. Then, give your AI access to the root folder you created earlier, and I’ll name my project file management. And although I’m using ChatGPT work in this example, you can use the same rulebook approach in Claude, Codex, and Gemini Spark. And just to be clear, this will not work in a normal web chat. You need to use the desktop versions of ChatGPT, Claude, and

[04:42] Gemini since they need direct access to the files on your computer. Now, I’ll move these four files I know I want to keep from downloads into the inbox folder. Then, back in ChatGPT work, I’ll say, “Read my rulebook in the 01 reference folder and help me organize the files in the inbox folder.” And [music] we’re just going to fast forward a little bit here. First, the AI gives us the bottom line up front, followed by a breakdown of its proposed changes. Each file’s original name, proposed new name, and proposed location. For example, it picked travel for the itinerary and health for the visit

[05:14] transcript. And nothing has been moved yet. But check this out. The AI is asking me to clarify whether these two purchases are personal or business because it [music] can’t tell from the receipts alone. And so I reply, “My personal credit card ends in 8888 and my business card ends in 9090. Go ahead with all four files and remember the card rule.” And we’ll fast forward again. And just like that, all four files are renamed and moved to their respective folders. And now if I open the rulebook and look under the organization framework section, you can see the AI saved our card rule so it

[05:45] knows how to process receipts correctly next time without asking me. Although that was a very simple example, it’s the exact same process as your folders grow. For example, within our health folder, we can add the resources, projects, and archive subfolders we covered earlier with annual health reports and doctor visit notes inside resources. >> [music] >> The AI can use a rulebook, those folder names, and each file’s contents to work out where it belongs. Pro tip, you can even ask the AI to analyze the files in your folders and recommend new subfolders to create and group your

[06:17] files in. For example, not to jump ahead, but this is my actual business records folder in Google Drive. And it was Claude that first created these four subfolders, and second, grouped and moved my files into these four subfolders. Put simply, the rulebook gives the AI the organizing principles, and your folder structure and saved preferences tell the AI how to apply them to your files. Now, I’ve been using this exact system for my YouTube production workflow in Dropbox with my editor. And luckily for me, Dropbox

[06:47] agreed to sponsor this video. For context, I used to manually rename and upload files into separate folders for my video editor. But now, with Dropbox connected to ChatGPT work, I can just give it access to JeffOS, the folder on my computer containing my rulebook, then dump all my video files into [music] a inbox folder in Dropbox and say, “Organize the files in my Dropbox inbox for my editor using my handoff rules. Show me the plan first.” And let’s fast forward. Here, we can see that ChatGPT

[07:17] proposes new names and locations for the files. And after reviewing the plan, I can just say, “Approved.” And after fast forwarding again here, we see the files are renamed and moved from the inbox into that video’s Dropbox folder. And now that Dropbox and ChatGPT has organized my files using my handoff rules, I can ask it for an email draft with the folder link, paste into Gmail, and send it to my editor. He opens one Dropbox folder, and everything’s ready to edit. To do the same with your team, click the link below to try Dropbox in ChatGPT. Thank you Dropbox for

[07:47] sponsoring this video. All right, now let’s cover a more realistic example where all files are stored on a cloud platform like Google Drive and where we already have some sort of file management system in place. First, go ahead and install the Google Drive for desktop app and sign in. This makes your Drive folder available [music] in Finder on the Mac or File Explorer on Windows. And the purpose is so that we can give AI access to them, right? And any

[08:18] changes you make here will sync back to your Google Drive. You don’t have to use Google Drive, by the way. This works for the Dropbox desktop app, the OneDrive desktop app, and even iCloud Drive. And yes, I know you can connect to the Google Drive plugin or connector, but to oversimplify, connecting, or rather sharing the Google Drive folder on desktop directly makes it much easier for AI to process those files. All right, back in ChatGPT work with the same folder mounted, I’m just going to click the plus icon, select my Google Drive folder, and give it access to the

[08:50] root My Drive folder. And although I’m using ChatGPT work in this example, the workflow is the same in Claude. In fact, I’d say it’s even more intuitive in Claude since you can just mount multiple folders to the same chat. Go to it. Since we’re just asking the AI to look at the folder and file names to understand the structure, we do not need to make the entire Drive available offline for this exercise. The AI can still read the basic metadata. Now, before moving anything, I want the AI to give me two snapshots. First, the current state showing how my files are

[09:21] organized right now. And second, a proposed future state showing how the files could be organized using our rulebook. [music] And comparing the two makes it easier to see what needs to move and where. And to do that, I’m going to use this prompt, which I’ll also link down below, to get both snapshots as readable folder trees without changing anything. You’ll see what I mean. And let’s just fast forward this part. All right, so even though I’ve done this many times, it’s still pretty incredible to see AI map out my entire drive hierarchy. Like my

[09:53] top-level [music] business folder, Sushi Labs, has zero standalone files sitting directly inside it, but it has [music] 805 files total, and I can see all these subfolders underneath as well. Next, the AI flags the main structural problems, such as my business finance records living in two different locations, and [music] a quick share folder sitting at the root level, which goes against my own framework. Now, I want to be very clear. There is no right or wrong way to organize your files. Even though I follow my Area

[10:23] First PARA framework religiously, I share a lot of files and [music] free templates with you guys. So, I want to keep the quick share folder in the root level for convenience, right? So, I’d write that as an exception in my actual rulebook. Back in ChatGPT work under the proposed future state section, we see the AI recommends reorganizing our files in this way. For example, under the parent Sushi Labs folder, the AI recommends five subfolders, and even though it only shows the number of files

[10:54] for now, we can ask it to specify what files go where after we’ve answered the questions below. Here, the AI is asking clarifying questions, such as whether or not my accounting records should move to business finances or remain in business operations, right? And although I’m skipping these in the interest of time, when you do this, actually answer these questions so the AI learns your preferences. Obviously, your folders and suggestions will look different from mine, but the process stays the same. Give the AI access to your file management platform, ask it to map your

[11:24] current state, then ask it to propose a future state using the starter rulebook. Once you’re happy with the proposal, ask the AI to walk you through which files and [music] folders to move and where, step by step. Start with area folders you use frequently and move existing folders together where possible. Ignore file name changes for now, so it doesn’t become a huge renaming project. To be clear, you could let AI make the changes, but I recommend doing this first pass yourself with the AI guiding you, so you get familiar with where everything lives. And unlike the web

[11:55] version, the Google Drive desktop app makes the process super easy since we can literally just select and drag files and folders into their new locations. Pro tip, if you want to start from scratch, create a legacy folder at the root level and move all your unsorted files and folders into it. So, it’s like starting with an empty root folder. That way, you can build your new folder structure from scratch and gradually bring over what you need. By the way, the free starter rulebook I’ve linked down below is more than enough to get you started, but if you want the

[12:26] optimized file management system I use in my own workspace, you might want to check out the Co-worker Academy course, linked down below. All right, once you’ve organized your existing files, let’s create a scheduled task to help keep them that way. Staying with our Google Drive for desktop example, create a 00 inbox folder at the root of My Drive. And pro tip, add this folder to favorites in Finder or quick access on Windows, so it’s easy to get to. Next, drop a few files you would realistically want to keep into the inbox folder. And with that folder mounted, ask the AI to

[12:57] organize those files using your rulebook and give it feedback until the files are named and filed the way you want. I’ve covered scheduled task multiple times in other videos, so I won’t waste your time here, but basically, once you’re happy with the results, stay in that same chat and ask the AI in plain English to create a daily scheduled task that checks your inbox and proposes changes for you to review and approve. Pro tip, make sure the scheduled task runs in the project folder containing your file management rulebook and has access to

[13:27] your Google Drive folder so that it can read your rules and find the files it needs to organize. Here’s a report for my scheduled run earlier today and notice there are no follow-up questions since the AI knows my preferences so well at this point. So, I just reply approved and all files are renamed and organized. After you set this up, you’ll probably give a bit more feedback in the first few days as the AI runs into new situations and learns your preferences. But after 2 weeks, the reports should be around 95% accurate with minimal input from you. By the way, if you want to get

[13:58] 1% better at AI every week, sign up for my free newsletter to receive one insanely actual AI tip you can apply in under 2 minutes. Link down below. As a quick recap, your day-to-day workflow should look something like this. You drop the files you want to keep into your inbox folder and the scheduled task gives you a daily report with proposed changes. You review it, give feedback, and approve. Then the AI renames and files those items for you. And when you ask it to remember a preference, it updates the rulebook so you don’t have to repeat that feedback next [music]

[14:29] time. If you enjoyed this, you might want to check out my ChatGPT work tutorial next. See you on the next video in the meantime. Have a great one.